Najczęściej zadawane pytania

Czy program jest dostosowany do wymogów rozporządzeń unijnych RODO i IDD?

Tak, wszystkie prawne wymogi zostały spełnione. W zakresie RODO od strony klientów agencji mamy możliwość zbierania wszelkich niezbędnych zgód klienta na kontakt. Program nie wyśle powiadomienia SMS lub nie wygeneruje listu, jeżeli odpowiednie zgodny na kartotece nie zostaną oznaczone. Dodatkowo z programu generujemy formularz zgód RODO, jeżeli agencja nie ma własnego wzoru. W przypadku dyrektywy IDD mamy możliwość podpięcia pliku z ankietą potrzeb pod klienta z odpowiednim oznaczeniem typu dokumentu. Dzięki temu program analizuje, dla którego klienta ankieta nie została jeszcze wykonana.

Czy program można instalować na każdym komputerze?

Wszystkie nasze aplikacja można instalować na komputerach z systemem operacyjnym Microsoft Windows w wersji od 7. Może zdarzyć się, że wersja programu FORT Pro v3 może mieć problem z uruchomieniem sią na systemie operacyjnym Windows 10. Prosimy wtedy o kontakt z naszym działem technicznym.

Czy każdy agent musi mieć zainstalowany program na komputerze?

Kompletny System FORT zawiera aplikację webową FORT Net, która umożliwia przeglądanie bazy polis i klientów danego Agenta oraz tworzenia wykazu planowanych rat i wznowień. Aplikacja ta otwiera się bezpośrednio w przeglądarce internetowej, a agencja może na własnej stronie w strefie agenta podpiąć link z logowaniem.

Kto jest właścicielem bazy danych?

Właścicielem bazy danych jest zawsze agencja wykupująca licencję na program. W przypadku korzystania z usługi bazodanowej FORT Host odpowiadamy tylko za jej przetwarzanie, czyli przechowywanie na serwerze, wykonywanie kopii zapasowych, ale nigdy nie dochodzi do przeniesienia własności. Wykonujemy operacje zgodnie z poleceniami agencji.

Czy muszę mieć własny serwer na bazę danych?

W ramach Systemu FORT można skorzystać z usługi przechowywania bazy danych FORT Host. W ramach tej usługi baza danych zostaje umieszczona na platformie Microsoft Azure wraz z włączeniem wszystkich podstawowych zabezpieczeń. W ramach usługi przechowujemy bazę danych, podpinamy bazę do końcówek Systemu FORT.

Czy baza jest bezpieczna?

Baza danych przechowywana u nas w ramach usługi FORT Host zawsze podlega zabezpieczeniom wdrażanym na każdym serwerze na platformie Microsoft Azure. Zabezpieczenia wystarczające są włączane domyślnie, więc nie ma możliwości, żeby baza nimi nie została objęta. Dodatkowo, jeżeli zgłoszone zostanie takie zapotrzebowanie, możemy wdrożyć zabezpieczenia dodatkowe, jak np. VPN.

Czy polisy będą widoczne na wszystkich komputerach?

Jeżeli baza danych umieszczona jest na serwerze, do którego komputery z końcówkami Systemu FORT mają dostęp, nie będzie problemu z widocznością całości produkcji. Wszystkie końcówki powinny być podpięte pod tą samą bazę. Najważniejszy jest sposób sparametryzowania serwera. W razie problemów mamy dostępną usługę hostingu bazy danych FORT Host.

Czy każdy agent widzi wszystkie polisy?

System FORT zawiera moduł „Dostęp do produkcji własnej”, dzięki któremu możemy precyzyjnie określić, które polisy ma widzieć Agent. Dodatkowo możemy określić, czy dla danego użytkownika mają być widoczne wszystkie moduły, jeżeli mamy aktywny zarówno moduł ubezpieczeń majątkowych / komunikacyjnych, jak i życiowych.

Czy dokumenty widoczne są w całej agencji?

Dokumenty mogą być widoczne zgodnie z modułem „Dostęp do produkcji własnej” lub dla wszystkich w agencji. Warunkiem do widoczności dokumentów jest użycie funkcjonalności synchronizacji dokumentów lub wskazanie wspólnego katalogu widocznego dla wszystkich użytkowników.

Czy trzeba wprowadzać produkcję ręcznie?

W Systemie FORT możliwe są trzy sposoby wprowadzania polis:

Kartoteki polis tworzone są zupełnie automatyczny – import danych z plików pdf – wszystkie dane zaczytywane są z polisy majątkowej lub komunikacyjnej, zakres danych zgodny jest z ilością umieszczoną na polisie.

Kartoteki polis półautomatyczne – polisy możemy tworzyć na podstawie plików produkcyjnych, a jeżeli ich nie mamy, to na podstawie plików prowizyjnych. Jeżeli zależy nam na rozliczeniu prowizji, to są informacje w większości wystarczające. Dodatkowe informacje możemy w każdej chwili dopisać ręcznie.

Polisy nietypowe, rzadko wystawiane, możemy w każdej chwili wprowadzić ręcznie. Jest to sposób najbardziej czasochłonny, ale dzięki temu sami decydujemy, które informacje chcemy mieć w bazie danych.

Czy można wysyłać masowe przypomnienia o ratach i wznowieniach?

System FORT zawiera moduły akwizycji planowanych rat i wznowień. Z modułów możemy wysłać zarówno powiadomienia SMS, jak i korespondencję seryjną. Program zawiera opcję masowego wysłania powiadomień do wielu osób z wcześniej przygotowanego szablonu SMS lub listowego. Funkcji tych można używać także z modułu CRM. Warunkiem wysłania masowych przypomnień jest zaznaczenie w kartotece klienta zgody na kontakt SMS lub listowy oraz wprowadzenie numeru telefonu komórkowego.

Czy program nalicza nadprowizję i buduje strukturę sprzedaży na każdej polisie?

Odpowiednio sparametryzowany program sam oblicza kwoty nadprowizji oraz buduje strukturę sprzedaży dla każdej polisy osobno. Mamy możliwości ustalenia budowy struktury i dzięki temu nie musimy pamiętać, jakie osoby powinny otrzymać prowizję zawarcie danej polisy. Mamy dwa sposoby określenia nadprowizji – jako prostą różnicę między stawkami agentów lub jaki indywidualna stawka w zależności od położenia danego agenta w strukturze.

Czy program kontroluje wysokość wypłaconej przez TU prowizji?

Tak, dzięki modułowi pobierania plików rozliczeniowych będącym elementem Rozliczeń z Towarzystwami możemy sprawdzić, czy wysokość wypłaconej przez Towarzystwo lub pośrednika prowizji jest zgodna z ustaloną. Po pobraniu pliku program sprawdza kwotę naliczoną na każdej polisie z tą, którą mamy wykazaną w pliku. Im lepiej sparametryzujemy program, tym bardziej dokładnie możemy sprawdzać kwotę prowizji.

Czy w programie można sprawdzić, czy za wszystkie polisy została wypłacona prowizja?

Tak, dzięki modułowi Rozliczeń z Towarzystwami możemy sprawdzić, za które polisy Towarzystwo lub pośrednik nie wypłacili nam prowizji. Każda operacja jest odpowiednio oznaczona, dzięki czemu możemy sprawdzić, czy i kiedy została prowizja nam przekazana.

W jaki sposób można powiadomić agenta o wysokości wypłaconej prowizji?

Najprostszym sposobem jest uruchomienie modułu synchronizacji dokumentów i udostępnienie agentowi końcówki programu. Może to być końcówka desktopowa FORT Pro v4 lub końcówka webowa FORT Net. Po zakończeniu obróbki plików prowizyjnych osoba rozliczająca generuje w bazie danych raporty prowizyjne i/lub faktury agentów używając program FORT Pro v3. Agent zgodnie ze swoimi uprawnieniami ma do nich dostęp niemal natychmiast. W przypadku, gdy agent nie ma końcówki programu, raporty możemy wysłać drogą mailową bezpośrednio z programu FORT Pro v3. Warunkiem jest uzupełnienie adresów mailowych w kartotekach agentów.

Czy program obsługuje procedurę samofakturowania agentów?

Tak. Jeżeli na kartotece agenta mamy oznaczone, że agent posiada własną działalność gospodarczą i zgada się na otrzymywanie faktur możemy po zamknięciu obróbki plików prowizyjnych wygenerować dla agenta fakturę. Możemy wygenerować faktury indywidualne dla każdego agenta lub podpiąć kilku agentów pod tzw. Agenta fakturującego, którego dane pojawią się na fakturze. Raporty szczegółowe można wysłać do każdego z tym agentów osobno lub ustawić agenta fakturującego jako adres korespondencyjny.